5 Tips para ser más organizada con tus tareas
a medida que nos vamos desarrollando pareciera que son más las cosas que debemos hacer y poco a poco sentimos que se va formando una gran bola de nieve que en algún momento nos va a llevar puestas.
Desde ya te digo, no tiene por qué ser así.
Vos sos dueña de tus decisiones y por ende, también podés asumir la responsabilidad de organizarte mejor para disfrutar de tu vida.
Para ello hoy te compartiré 5 tips para ayudarte a ser mas organizada.
TIP 1. SACATE TODO DE LA MENTE
Cuando sentimos que tenemos una soga al cuello muchas veces no sabemos específicamente qué es lo que nos está atormentando. Tal vez son miedos, problemas no resueltos o simplemente ilusiones que solitas vamos creando de gusto.
Por tal motivo, antes de organizarte, es importante conocer qué es lo que debes organizar.
Sé que suena un poco obvio, pero si te tomás unos minutos para anotar todo lo que tenés en la cabeza a papel te vas a sorprender de dos cosas:
1. Verás que hay preocupaciones por las que no podés hacer nada porque directamente no dependen de vos. Por ejemplo, las opiniones de los demás.
2. Sentirás un alivio tremendo al tener la mente libre de pensamientos. Una vez que detectes en qué cosas sí podés tomar acción, ya podés pasar a lo que sigue.
Atención, aquí te darás cuenta de que NO se trata de organizar el tiempo, sino de gestionar tus ideas y pensamientos. En este video te cuento cómo “organizar tu tiempo” con este método:
TIP 2. ARMÁ LISTAS POR CONTEXTOS
Probablemente hayas visto por ahí que está bueno armar listas de tareas para ir tachándolas de a una a medida que las vas haciendo. Pero si vamos a la realidad, esto es demasiado abrumador.
Si trabajás, estudiás, tenés una familia que cuidar, etc. y escribís en una sola lista todo lo que tenés que hacer, seguro terminas con una lista de 50 items aleatorios que no tienen nada que ver entre sí.
Entonces cuando te determines a ejecutar cada tarea, irás salteando varias y al final perderás la motivación por todo eso que no terminaste. Nadie quiere perder la motivación, amiga, no.
Lo que te propongo hoy, es que en lugar de crear un solo listado, que armes listados por contextos.
Los contextos son lugares o situaciones que reúnen una serie de características muy particulares, en donde estarás más predispuesta a hacer una cosa sobre otra.
Mejor te doy unos ejemplos.
Los contextos que yo más uso para listar mis tareas son:
Contexto Compras:
Pagar el teléfono
Comprar cartucho de impresora
Comprar una carpeta A4
Cambiar el regalo de mi sobrina
Contexto Blog:
Actualizar cajetin de suscripcion del footer
Subir 1 post por semana (tiene subtareas)
Responder comentarios todos los viernes
Contexto Casa:
Guardar ropa de verano
Limpiar ventanas
Cambiar ropa de cama
Mealprep
Fijate que acá estoy separando las cosas que puedo hacer en la calle vs. lo que puedo hacer en mi casa.
Si por ejemplo, me doy cuenta de que necesito comprar un cartucho para la impresora y no lo pido online, debo realizar esa tarea fuera de mi casa.
Entonces listo en el contexto Compras, todo lo que necesito hacer en la calle. Cosa de salir y realizar varias tareas en el camino.
Cuando vos detectes las cosas que debes hacer, notarás que suceden en distintos contextos. No es lo mismo escribir un post para el blog que enviar un email. Entonces cuando recuerdes que debes escribirle un email a alguien, no lo vas a hacer en medio de la redacción de tus artículos.
Sé que al principio esto suena confuso, pero de ahora en más te reto a que anotes las acciones que debes hacer, ordenadas en contextos.
TIP 3. CREÁ PROYECTOS POR OBJETIVOS.
Cuando notas que tenés una tarea que desencadena un tren de tareas, en realidad estás frente a un proyecto.
Por ejemplo, la tarea "pintar la cocina" desencadena que tengas que elegir el color, que vayas a comprar la pintura y las brochas, que muevas las cosas, que tapes el piso, que pintes dos capas, etc.
Probablemente el pintar la cocina forme parte de una renovación general del espacio, por lo que después tendrás otras tareas nuevas.
Entonces, en lugar de hacer una lista en el contexto Cocina, directamente creá un proyecto que se llame "Cocina renovada" ya que ese es el objetivo por el cual empezás a realizar los grandes y pequeños cambios.
Ver una lista llamada "Cocina Renovada", es decir, con su objetivo, es mucho más motivador que ver una lista llamada "Renovar la cocina".
Al poner el objetivo final como título, podrás visualizar mejor por qué estás haciendo cada mini tarea y así avanzarás con mucha menos fricción.
TIP 4. DECIDÍ EN QUÉ AVANZARÁS ESTE MES
A medida que vayas tomando noción de lo que te toca hacer, es probable que te asustes un poco.
Para evitar la parálisis por análisis, te recomiendo que, de todo lo que hayas notado, elijas sólo un proyecto grande para trabajar por mes, y que cada semana vayas revisando tu progreso y allí determinar cuándo darlo por finalizado para continuar con otro.
Si bien un sólo proyecto puede sonar a poco, hay que reconocer que para vivir bien, en un ambiente agradable, con una buena alimentación, ejercicio, y calidad de sueño, hay otras cosas por hacer, además de trabajar.
Por eso, está bueno que vos disfrutes de cada día, de principio a fin, sin estresarte por todo lo que no llegas a hacer. Para eso, sé realista y admití que no podés hacerlo todo junto. Es tu responsabilidad poner un freno.
TIP 5. USA UN GESTOR DE PROYECTOS DIGITAL PARA ORGANIZAR TODA TU VIDA
Un gestor de proyectos digital es un programa creado para aumentar la productividad de equipos, facilitando la tarea de listar proyectos y acciones, en combinación con calendarios y notificaciones.
Mi recomendación es que uses Asana, que además de tener un diseño agradable, tiene una aplicación de celular súper cómoda de usar. Si bien lo usan grandes compañías, es un programa versátil que lo podés usar sola para lo que quieras.
Así superas el miedo de comenzar un nuevo proyecto
Un día inesperado, una persona inesperada, te hace una pregunta inesperada.
Una pregunta que planta una semilla en tu mente, dando lugar a muchas más preguntas que sólo se pueden resolver tomando acción.
Las respuestas a esas preguntas forman una idea de proyecto, que parece ser demasiado grande para cargar vos solita, pero en el fondo sabés que no hay nada que te impida hacerlo.
Inventas diez mil excusas para decir que vos no sos la persona indicada, y al mismo tiempo no encontrás a nadie que tenga las cualidades adecuadas para reemplazarte.
Van pasando los días y vos seguís en tu proyecto actual, tratando de olvidarte de esa gran idea, que de solo imaginártela te da cosquillas en la panza.
El problema es que no podés dejar de pensar en ella, porque hacía tiempo que algo no te daba tanto miedo y curiosidad a la vez, y tu intuición te pide a gritos que lo intentes, aunque sea para probar con hechos, que podés ser un desastre o peor aún, dar a luz algo brillante.
¿Te suena familiar esta situación?
Creo que todas las emprendedoras pasamos por algo similar, al momento de empezar nuestros negocios.
Algunas lo hacen con una determinación envidiable, mientras que otras, nos mojamos los pies despacito, secretamente esperando a que venga una ola gigante y nos tire al suelo, para después usar esa caída de excusa para no seguir.
Después, hay algunas que fueron viviendo una secuencia de eventos que, vistos de afuera, pareciera que tuvieron suerte al poder vivir de lo que les gusta, pero que si les pedís que te cuenten todo en detalle, te das cuenta de que se prepararon toda la vida para ese "golpe de suerte". En Argentina diríamos que se rompieron el c*** laburando.
Lo loco de todo esto es que las mujeres emprendedoras sabemos que esto es verdad, pero aun así quisiéramos tenerla fácil, aunque expresemos lo contrario.
Nos encanta decir que nos re esforzamos y que nuestro trabajo es super difícil, o que el proyecto que vamos a afrontar es hiper desafiante, como si no tuviéramos derecho a tener éxito solo porque sí.
La pregunta con la que me levanté hoy es:
¿Y si en lugar de enfocarnos en la complejidad de nuestros proyectos, nos dejamos de joder las pelotas y tratamos de hacerlos simples y divertidos?
¿Cuál hay si queremos que nuestras vidas sean fáciles?
¿Y si la facilidad o dificultad de las cosas no existe y solo está en nuestra mente?
Bueno, al final eran varias preguntas. Capaz me fui de tema, pero esta semana volví a enfrentar al monstruo del auto sabotaje y necesito compartirte la historia, porque estamos juntas en este desafío emprendedor.
Hace varios días que vengo maquinando un proyecto en mi mente, que requiere un gran cambio en mi forma de trabajar - ¿otro cambio, Gaby!!?
Resulta que llegué a un momento en el que estoy cómoda con lo que hago y además, al habituarme a comenzar el día a las 5am para trabajar con un enfoque láser, ahora tengo mucho tiempo libre que antes no tenía.
No lo digo para generar envidia, sino para que veas lo genial que es levantarse a las 5am.
Al estar cómoda y relajada, "apareció" una oportunidad de proyecto que tiempo atrás no hubiese podido tomar, pero ahora siento que podría hacerlo. Digo "apareció" entre comillas, porque en realidad siempre estuvo a la vuelta de la esquina, solo que yo no quería detenerme a mirarla.
Ahora que la miro, siento el mismo miedo que hubiese sentido antes, pero tengo una necesidad horrenda de enfrentarlo. Te juro que es algo que me hace doler la panza. Esta semana me descompuse de nervios, imaginate.
Probablemente, te estés preguntando… ¿cuál será ese proyecto?
Mira, la verdad es que no puedo darte detalles porque todavía no tiene nombre.
Pero lo que sí te puedo compartir es cómo armé el proyecto para empezar a tomar acción en los próximos meses.
Creación de un nuevo Proyecto
PASO 1. CAPTURA DE IDEA
Cuando la idea del proyecto se instaló en mi mente y me empezó a distraer de otras cosas que estaba haciendo, supe que tenía que sacármelo urgente de la cabeza.
Por ejemplo, a la noche vengo leyendo una novela espectacular llamada The Signature of All Things de Elizabeth Gilbert. Es una autora que te lleva al siglo pasado y te hace sentir hasta los olores de las escenas. Desde que se me implantó la idea, no podía leer la novela sin pensar en el proyecto.
Era grave. Por eso, para sacármela de la mente, tomé mi bullet journal y empecé a volcar todo lo que pensaba sobre este nuevo proyecto. Escribí cómo surgió la idea del proyecto, qué posibilidades tengo de ejecutarla, con qué herramientas, todo. Anoté todo.
También lo anoté en Asana, el gestor de proyectos digital que uso para organizar toda mi vida, en un listado que se llama “Bandeja de Captura”, que es el lugar en donde vuelco ideas sueltas, problemas, recordatorios, etc.
Así logré volver a enfocarme en el presente para disfrutar de la novela.
PASO 2. PROCESADO DE IDEA
Al haberla sacado de mi cabeza, y al haberla cargado a Asana, supe que tenía que hacer algo con esa idea. No la podía dejar allí, como si nada. Por eso, tuve que procesarla.
Al procesarla, decidí cuándo iba a querer trabajar sobre ese proyecto y determiné un plazo de tiempo para ejecutarla, tipo prueba y error.
Si en X meses no me gusta, la puedo dejar ir. Pero si funciona, solo después de ese período voy a decidir qué hacer. Como cuando salís con alguien, ¿viste?
PASO 3. ORGANIZACIÓN DE PROYECTO
Luego de tomar la decisión de avanzar sobre el proyecto en los próximos meses, tuve que organizarlo para que no me abrumase.
La realidad es que cuando estás frente a un proyecto nuevo que te emociona, sabés que puede ser tan grande como vos te lo imagines, cosa que se siente peligrosa si no sabes organizarte.
Si todavía no tomaste acción, ¿cómo podés pensar en la cantidad de empleados que vas a contratar si no construiste lo básico?
Bueno, eso es lo que me dije hace unos días… Me reí sola, y seguí organizando el proyecto como si se tratase de un plan de acción para un cliente. Simple y concreto.
La clave para armar un plan de acción, querida, es que armes una serie de pasos acotada que te haga cruzar la línea de salida. Nada más.
El plan de acción no tiene por qué dar los detalles de cómo llegar a la meta, porque es imposible predecir el futuro. La idea es que empieces, y sobre la marcha sigas listando las próximas acciones a medida que avances. Si te detenés a armar un plan de acción de principio a fin, antes de empezar, es probable que te paralices y no termines haciendo una goma.
Entonces, para organizar un proyecto nuevo en Asana, lo que te sugiero hacer es crear un proyecto en forma de lista, y que solo enumeres las primeras 3 mini acciones para empezar, nada más.
Ponle una fecha a la primera acción, asignatela para que Asana te tire una notificación y listo. Cuando llegue ese día, arrancás como si nada.
Lo único en lo que debes enfocarte es en esa mini tarea. Cuando la termines, seguís con la segunda… y así hasta que tengas que volver a listar otras 5 acciones.
Paso a paso te irás adentrando en el proyecto y podrás crear más niveles de organización a medida que lo necesites, pero que nada te impida empezar.
PASO 4. REVISIÓN DE PROYECTO
Sé que estamos hablando de un proyecto nuevo, entonces pareciera que no hay nada que revisar, pero la verdad es que por más que hayas dado dos mini pasitos, es importante revisar cómo te sentiste, qué aprendiste y cómo vas a descansar de ese proyecto en tus días libres.
Es bueno descansar, colega.
En mi caso, todos los viernes hago una revisión semanal obligatoria en donde ordeno todos mis proyectos, con el fin de cerrar la oficina para descansar a pleno el fin de semana. En esta revisión también entraría este nuevo proyecto. Lo trato como si fuera uno más, porque en realidad forma parte de un todo: mi vida.
Lo bueno de una revisión semanal, además de ordenar todos tus quehaceres, es que tenés un momento para reflexionar sobre las victorias y desafíos que viviste días atrás, para planear con mayor claridad la próxima semana.
Allí verás, que el nuevo proyecto, al final no es tan aterrador como parecía, y que todo ese miedo estaba en tu mente.
PASO 5. EJECUTAR EL PASO A PASO COMO SI NO HUBIERA MAÑANA
Si conocés el método GTD, probablemente reconozcas estos cinco pasos que acabo de enumerar.
GTD es la abreviatura del libro Getting Things Done (Organízate con Eficacia) de David Allen, mundialmente conocido por ser uno de los padrinos universales de la gestión de tareas.
El quinto paso es el de la ejecución, y tiene que ver con tomar acción en cada tarea enfocándote en ella, como si no tuvieras nada más que hacer.
Para esto es importante planear cada día la noche anterior, en relación con lo que decidiste en la revisión semanal, para que tu mente no de vueltas sobre todos los proyectos en los que debes avanzar.
En este paso, como te estás enfocando en el presente, también se toma en cuenta tu nivel de energía, tiempo disponible, eventos programados y contextos (lugares o situaciones) en los que te vas a mover.
Tu proyecto nuevo no tiene por qué venir a patearte el tablero y tirar abajo todo lo que venís haciendo, sino darte alegría para seguir fluyendo creativamente en lo que te gusta hacer.
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